Jak pisać list motywacyjny

List motywacyjny jest drugim po życiorysie zawodowym dokumentem niezbędnym przy poszukiwaniu pracy. Ma on przekonać ostatecznie pracodawcę, że jego autor jest idealnym kandydatem na wolne stanowisko. Życiorys prezentuje sylwetkę ubiegającego się o pracę: jego wykształcenie, doświadczenie zawodowe itp.

Celem listu motywacyjnego jest z kolei przekonanie pracodawcy, że warto zaprosić kandydata na rozmowę i zachęcić do dokładnego przestudiowania życiorysu. Dlatego w liście motywacyjnym (podobnie zresztą jak w życiorysie) dużą uwagę zwraca się - poza samą treścią - na ogólny wygląd, poprawność ortograficzną, stylistyczną, edycyjną. Dobrze jest, gdy szata graficzna listu motywacyjnego jest identyczna z tą w życiorysie. W przeciwieństwie do życiorysu , który pisany jest w formie równoważników zdań lub ewentualnie w 3 os. l.poj. - to, list motywacyjny jest zawsze pisany w 1 osobie.

List motywacyjny powinien być napisany jednostronnie na białym, gładkim papierze formatu A4, bez żadnych ozdobników. Jeśli pracodawca nie zaznacza, aby napisać go odręcznie, wtedy powinien być pisany komputerowo, czytelną czcionką bez zbędnych ozdobników, najlepiej Times New Roman 12 (ewentualnie Arial 11).

Dobrze jest dopasować ją do czcionki użytej w życiorysie - wtedy oba dokumenty stanowią wizualnie jedną, spójną całość.

Uniwersalne schematy.

Nie ma gotowego wzoru listu motywacyjnego, jednak istnieją pewne uniwersalne schematy, które można dostosować indywidualnie.

Każdy list motywacyjny powinien zawierać kilka części:

• wprowadzenie,
• przypomnienie kwalifikacji kandydata,
• przedstawienie jego celu zawodowego,
• zakończenie.

Przydatne zwroty i wyrażenia. Istnieje wiele użytecznych zwrotów i formuł, które można wykorzystać konstruując listy motywacyjne. Są to np.:

• bezpośrednią przyczyną mojego listu było ogłoszenie w ........ (podać tytuł prasowy) z dnia .... b.r.
• pragnę przedstawić swoją kandydaturę na stanowisko ........ .Jestem studentką i do tej pory nie miałam możliwości podjęcia pełnoetatowej pracy, ale odbyłam dwie praktyki zawodowe w ........
• świadom tego, że moja praktyka jest niewielka, zapewniam, że mam dużo zapału i chęci do pracy oraz osiągnięcia sukcesu zawodowego
• jestem osobą sumienną oraz lubiącą ciężką pracę, co mogą potwierdzić moi referenci.
• pozwolę sobie zatelefonować do Pana w piątek, tj. dd.mm.rrrr, aby dowiedzieć się, czy takie spotkanie (rozmowa kwalifikacyjna) będzie możliwe.
• gdyby zaistniała potrzeba kontaktu ze mną przed tą datą podaję swój numer telefonu: (o-xx) xx - xx - xxx.

Najczęściej popełniane błędy w liście motywacyjnym.

Jakiekolwiek błędy pojawiające się w liście motywacyjnym, znacznie obniżają szanse kandydata na wygranie "walki" o zakwalifikowanie do rozmowy kwalifikacyjnej z innymi ubiegającymi się o tę posadę.

Jest to oczywiste, ponieważ pracodawca we wstępnej selekcji ma spośród sterty podań wybrać jedynie kilkunastu kandydatów, którzy przejdą do dalszego etapu weryfikacji.

Do najczęstszych powodów dyskwalifikacji kandydatów na podstawie listów motywacyjnych należą:

• błędy ortograficzne (właściwie taki kandydat od razu zostaje odrzucony)
• nadmierne rozpisywanie się (list motywacyjny musi zmieścić się na jednej kartce). Nie należy przepisywać informacji zawartych w życiorysie, a jedynie podkreślić te, które są wymagane w ofercie pracy - to utwierdza czytającego, że kandydat spełnia jego oczekiwania. Dlatego list motywacyjny zawsze powinien być pisany w oparciu o konkretną ofertę pracy.
• kserowanie listów motywacyjnych i wysyłanie ich w odpowiedzi na różne oferty pracy - każdego pracodawcę należy traktować indywidualnie.
• przekręcanie imienia lub nazwiska (niewłaściwe imię i nazwisko) osoby, do której adresowany jest list; podobnie z nazwą stanowiska, o które ubiega się kandydat
• pisanie listu w formie podania ("Uprzejmie proszę o przyjęcie mnie do pracy...")
• brak przejrzystości (brak akapitów, zbyt mała czcionka itp.) - taki dokument znacznie trudniej się czyta, świadczy to także o braku poczucia estetyki.
• nadużywanie określeń typu: "młody", "inteligentny", "ambitny", "dyspozycyjny" itp. (zamiast napisać "mam...lat, cenię konsekwencję w działaniu i mogę pracować również w nadgodzinach").

W liście motywacyjnym należy wskazywać tylko na najistotniejsze cechy charakteru, doświadczenie czy umiejętności, które są wymagane do podjęcia pracy na stanowisku, o które ubiega się kandydat.

Pracodawca powinien na podstawie listu motywacyjnego określić stopień zmotywowania pracownika do podjęcia zatrudnienia, co zwiększa szanse kandydata. Dobrze jest oprzeć się na konkretnych przykładach wykorzystania takich cech we wcześniejszej praktyce zawodowej (np. będąc na studiach organizowałem pracę samorządu studenckiego na swojej uczelni).

Dobrym sposobem jest wyróżnienie swojej osoby spośród innych kandydatów (o ile w ogłoszeniu prosi się o składanie podań do Działu Personalnego - bez podawania konkretnych nazwisk osób w nim zatrudnionych) jest skierowanie listu motywacyjnego do konkretnej osoby z firmy, np. dyrektora . Można dowiedzieć się o to telefonicznie.

Jeśli w liście kandydat powołuje się na wcześniejsze referencje (można pisać o nich także w życiorysie), to bezwarunkowo musi je posiadać.

Wzór listu motywacyjnego

Miejscowość i data

Imię i nazwisko nadawcy
Adres

               Imię i nazwisko adresata
               Tytuł zawodowy
               Adres przedsiębiorstwa

Szanowny Panie(i)

- Dlaczego kandydat pisze ten list - dlaczego do tej firmy, np. bo odpowiedz na ogłoszenie, firma robi to, czym chce i potrafi zająć się kandydat itp.
- Kwalifikacje - należy powołać się na załączone resume oraz podkreślić jego najistotniejsze elementy, trzeba przekonać pracodawcę, że jest się najlepszym kandydatem na objęcie tego stanowiska.
- Cel zawodowy - należy wyrazić chęć objęcia wolnego stanowiska bądź jeśli go obecnie nie ma, chęć objęcia go w przyszłości.
- Zakończenie - należy zawrzeć sugestie spotkania, kontaktu z ewentualnym pracodawcą - konkretna forma, tzn. podać przybliżoną datę, kiedy poszukujący pracy skontaktuje się telefonicznie itp. Trzeba tu wykazać inicjatywę, ale nie wolno też być nachalnym, by nie zrazić do siebie pracodawcy.
- Końcowe pozdrowienia, np. Łączę wyrazy szacunku.

               (Podpis czytelny)